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Stellen Sie sich vor, Sie präsentieren Ihre neueste Forschungsarbeit auf einer Konferenz, doch statt nach Plan läuft alles aus dem Ruder. Die Texte auf den Folien können Sie selbst kaum entziffern und beim Ablesen geraten Sie ins Stocken. Vielleicht war das mit der hellgrünen Schreibschrift doch keine so gute Idee. Immerhin scheinen die animierten Folienübergänge gut anzukommen. Spätestens beim nächsten kreativen Effekt sind alle Augen des ansonsten unaufmerksamen Publikums zumindest wieder kurzzeitig auf die Leinwand gerichtet. Nur noch eine Minute. Jetzt aber schnell, denn Sie sind erst bei der Hälfte Ihrer Folien angelangt.

Der Call for Papers hat Ihnen zahlreiche Abstracts beschert. Das ist ein Grund zur Freude. Damit sich auch danach keine Schatten auf Ihre Konferenz legen, suchen Sie eine Abstract Management Software, die...? Ja, was eigentlich sollte sie können? Wir zeigen Ihnen, worauf Sie beim Auswählen achten müssen.

Bei einer von uns betreuten Konferenz kam es vor kurzem zu einer ungewöhnlichen, jedoch für internationale Veranstaltungen nicht untypischen Begebenheit. Das Organisationsteam erreichte eine Anfrage eines nigerianischen Vereins, dessen Mitglieder an der Konferenz teilnehmen wollten. Da die Veranstalter sehr am Austausch mit afrikanischen Wissenschaftlern interessiert sind, war man der Anfrage gegenüber sehr positiv eingestellt. Doch dann scheiterte plötzlich der Versuch, die Teilnahmegebühr zu zahlen. Nicht das einzige Problem, wie sich bald herausstellen sollte.

Welche Erwartungen die Teilnehmer an Ihre Veranstaltung haben, wie gut einzelne Programmpunkte ankommen oder wie das gesamte Event rückblickend bewertet wird, können Sie höchstens mutmaßen. Es sei denn, Sie fragen gezielt nach.

Ressourcenschonend tagt es sich am besten. Ressourcenschonend klingt allerdings auch erst einmal nach viel Aufwand. Um eine Veranstaltung zu einem Green Meeting werden zu lassen, muss schließlich oft so einiges verändert werden. Mit einer effizienten Event-Management-Software bedeutet das Begrünen jedoch nicht mehr, sondern sogar weniger Arbeit.

Ohne das Kleingedruckte geht es nicht. Manch böse Überraschung lässt sich vermeiden, wenn alle über ihre Rechte und Pflichten informiert sind. Sie als Veranstalter legen in den Teilnahmebedingungen alle Einzelheiten zur Teilnahme an der Veranstaltung fest. Doch was genau sollte drinstehen und worauf müssen Sie achten?