Ihre Konferenz braucht Badges, so viel steht fest. Und ein Design haben Sie. Aber wie kommen die Teilnehmer:innen an diese heran? Wir haben 4 Wege für den Badge-Druck für Sie hier aufgelistet. Diese unterteilen sich in je 2 für die Richtung persönliche Begrüßung und die Richtung Digitales Einchecken.
Badges drucken & persönlich überreichen
Sie legen Wert darauf, alle Teilnehmer:innen persönlich zu begrüßen? Dann ist eine von diesen beiden Optionen die richtige für Sie.
1. Badges im Voraus drucken
Bei dieser Methode erledigen Sie den Großteil der Arbeit vor Ihrer Veranstaltung. In Converia ist eine Vorlage hinterlegt. Damit können Sie einfach mit einem Knopfdruck eine PDF mit allen Teilnehmer:innen erstellen. In der Datei sind die Badges vorsortiert und sofort zum Verteilen bereit. Die Namensschilder sind im Butterfly-Format ausgelegt. Sie ziehen sie nur vom Papier ab und klappen sie zusammen.
Jedoch kann es dazu kommen, dass Teilnehmer:innen sich erst zum Einlass anmelden wollen. Deshalb bedarf es einer Zusatzplanung, etwa in Form von einem Drucker oder leeren, schon vorproduzierten Badges, die sie handschriftlich ausfüllen.
❗Bei dieser Option haben Sie im Vorfeld den größten Aufwand. Vor Ort gibt es dafür viel weniger zu tun - besonders, wenn Sie ein paar Blanko-Badges bereithalten.
2. Badges per Post oder E-Mail verschicken
Wenn Sie Ihren Teilnehmer:innen zusätzlich zum Einlass weitere Funktionalität anbieten wollen, ist diese Option das Richtige. Sie können die Badges entweder als E-Mail oder mit der Post verschicken. Ein im Voraus erhaltenes Namensschild kann zum Beispiel als ÖPNV-Ticket dienen.
Vor Ort erhalten Teilnehmer:innen dann einen Clip oder ein Schlüsselband, um das Badge zu tragen. Natürlich ist es ein gewaltiger Aufwand, so etwas zu organisieren und unachtsam kann man hier auch nicht sein. Im Fall, dass Teilnehmer:innen ihre Badges zu Hause vergessen haben oder sich vor Ort neu anmelden, brauchen Sie einen Drucker, um weitere Namensschilder herzustellen.
💡Unbedingt an einen Badge-Drucker vor Ort denken. Wir wissen, dass es hier immer wieder Personen gibt, die ihr Namensschild zu Hause liegen lassen oder es nicht in ausgedruckter Form mitbringen.
Digitales Einchecken
Vielleicht schätzen Sie Effizienz über individuelles Willkommen-Heißen. In dem Fall sollte eine dieser beiden Optionen für Sie passen.
3. Nur Namen vor Ort auf Badges drucken
Eine effektiver Weg, um Ihre Badges zu verteilen: Templates vorproduzieren. Auf dem Template - Ihrer Vorlage - sind das Design, Logo und der Konferenzname schon enthalten. Beim Check-In werden sie einfach nur mit dem Namen der Person bedruckt. Dazu verwenden Sie simple Schwarz-Weiß-Thermodrucker. Diese kleinen Geräte sind ihr Geld wert und erledigen die Aufgabe schnell. Dennoch sind sie nicht perfekt und können auch mal aussetzen. Daher sind Ersatzgeräte ein Muss. Außerdem sollten die Templates immer überproduziert werden - dann können Sie noch Personen berücksichtigen, die sich vor Ort neu registrieren.
🪶Die Thermodrucker arbeiten sehr schnell, sehr zuverlässig und sind außerdem klein und handlich. Ein Gerät wiegt nur ca. 2 kg.
4. Vor Ort komplette Badges drucken
Zuletzt können Sie sich auch entscheiden, die ganze Sache vor Ort zu erledigen. Mit einem spezialisierten Hochleistungsdrucker bedrucken Sie in wenigen Sekunden umweltfreundliche Namensschilder. Es wird nämlich ein spezielles Papier verwendet, welches es ermöglicht, die Badges ohne Kleber oder Trägerfolie stabil zusammenzuklappen. Sobald eine Person vor Ort eingecheckt ist, startet der Druck des Namensschilds automatisch. Dabei werden nur genau so viele Badges hergestellt, wie nötig sind. Allerdings ist diese Option die mit den höchsten Kosten, denn so ein Drucker ist nicht günstig - weder gemietet noch gekauft. Außerdem auch hier wieder zu bedenken: Sie brauchen mindestens noch ein Ersatzgerät.
🤑Der Preis für einen solchen Drucker bewegt sich durchschnittlich im vierstelligen Bereich. Bitte beachten: Viele Dienstleister vermieten solche Drucker nicht, weil die Geräte den Versand nicht gut vertragen und sehr wartungsintensiv sind. Veranstalten Sie pro Jahr nur eine einzige kleine Konferenz, raten wir Ihnen von dieser Variante ab.
Badge-Varianten im Vergleich
Zuletzt eine übersichtliche Tabelle mit den Varianten im Vergleich. Keine Lösung passt zu allen Konferenzen, aber für alle Konferenzen gibt es eine Lösung.
Wie geht es weiter?
- Sie brauchen Anregungen für die Gestaltung Ihrer Badges? Hier erfahren Sie was alles auf ein Badge gehört.
- Sie haben sich entschieden vor Ort zu drucken, dann gibt es hier mehr Details dazu.
- Nachhaltigkeit hat Ihre Interesse geweckt? In diesem Beitrag lernen Sie mehr zum Thema umweltfreundliche Badges.
- Bei weiteren Fragen zu Konferenz-Badges kontaktieren Sie Converia - Wir finden die passende Lösung für Sie.
