Zu Beginn der Beitragseinreichung muss sich der Autor für eine Beitragsform entscheiden, sollte diese nicht vorgegeben sein. Dabei stehen ihm, für die spätere Präsentation, meist ein mündlicher Vortrag oder ein ausstellbares Poster zur Auswahl. Je nach Veranstaltungen sind aber auch Workshops und andere Formen möglich.
Wird der Beitrag (Abstract) in einer entsprechenden Bewertung (Reviewing) von den Gutachtern (Reviewern) akzeptiert, ist es möglich, dass der Autor zur Abgabe eines deutlich umfangreicheren Manuskripts aufgefordert wird, welches dann erneut einen Bewertungsprozess durchlaufen kann.
Bei vielen Konferenzen werden die eingereichten Paper oder die folgenden Manuskripte im sogenannten Tagungsband veröffentlicht. Unabhängig davon sind Verwendungsklauseln oder Veröffentlichungshinweise zu beachten. Dass sich der Autor mit Bedingungen wie den folgenden einverstanden erklären muss, ist keine Seltenheit.
„Bitte beachten Sie, dass Sie mit dem Einreichen eines Beitrags den Veranstalter ermächtigen, diesen ganz, oder Teile daraus, in Übereinstimmung mit den geltenden Urheberrechten, weltweit, in allen Sprachen und allen Formaten (gedruckt oder elektronisch), ohne zeitliche Beschränkung und lizenzgebührenfrei zu vervielfältigen und zu verbreiten.“
Ein beliebter Anreiz zur Beitragseinreichung ist neben der möglichen Publikation in Fachmedien ein „Best Paper Award“, bei dem ein besonders interessantester Vortrag prämiert wird.
