Die Herausforderung
Lange Zeit setzte die DECHEMA für ihr Veranstaltungsmanagement auf eine selbst entwickelte Inhouse-Lösung. Mit der wachsenden Zahl und Komplexität der Veranstaltungen stieß deren Funktionsumfang jedoch zunehmend an Grenzen. Statt die bestehende Software mit hohem Aufwand selbst weiterzuentwickeln, entschied sich die DECHEMA für Converia. Seit 2015 wird die Plattform auf Basis eines Rahmenvertrags eingesetzt.
Eine Plattform für das gesamte Veranstaltungsmanagement
Mit Converia bündelt die DECHEMA zentrale Prozesse des Veranstaltungsmanagements in einer gemeinsamen Lösung. Teilnehmeranmeldung, Beitragsverwaltung und Konferenzplanung werden über verschiedene Converia-Module abgedeckt. Dadurch muss die DECHEMA für diese Aufgaben nicht auf mehrere unterschiedliche Anbieter und Systeme zurückgreifen. Besonders wichtig sind dabei die schnelle Verfügbarkeit der Software und der kompetente Support.
Gleichzeitig fügt sich Converia in die bestehende Systemlandschaft der DECHEMA ein. Über eine API tauscht die interne CRM-Software Mitgliederdaten mit Converia aus. Personen können so direkt als Teilnehmer übernommen werden, ohne ihre Daten erneut manuell erfassen zu müssen. Für die weitere Verarbeitung der Finanzdaten wurde zudem ein Export der Buchungsdaten zum DATEV-ERP-System umgesetzt.
Auch die bestehenden Benutzerkonten der DECHEMA lassen sich weiterverwenden. Eine Schnittstelle zum internen Verzeichnisdienst ermöglicht es Mitarbeitern, sich mit ihren gewohnten DECHEMA-Zugangsdaten anzumelden. Separate Converia-Accounts sind dadurch nicht erforderlich.
Zahlungs- und Finanzprozesse zuverlässig abbilden
Für die Zahlungsabwicklung wurde Converia an den bereits eingesetzten Zahlungsdienstleister Elavon angebunden, sodass Teilnehmer ihre Anmeldung per Kreditkarte bezahlen können. Eine weitere automatisierte Schnittstelle verbindet das Veranstaltungsmanagement mit der Finanzbuchhaltung. Die revisionssichere Fakturierung direkt aus Converia sorgt dabei für verlässliche Finanzdaten.
Auch steuerliche Besonderheiten internationaler Veranstaltungen werden berücksichtigt. So unterstützt Converia die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft und ermöglicht ausländischen Teilnehmern eine Abrechnung ihrer Teilnahme über das Reverse-Charge-Verfahren.
Im Erscheinungsbild der DECHEMA
Für Teilnehmer tritt Converia nicht als separates System in Erscheinung. Corporate-Design-Elemente der DECHEMA wurden in die Benutzeroberfläche integriert und auch die einzelnen Veranstaltungswebsites an die typische Gestaltung der Fachgesellschaft angepasst. So bleibt die DECHEMA über den gesamten digitalen Anmelde- und Veranstaltungsprozess hinweg klar als Veranstalterin erkennbar.
