Sometimes priorities change faster than expected. Previously, the idea of hosting a virtual conference was, at best, a vague notion for organizers—something to maybe try out someday. Now, the virtual approach has become almost unavoidable if cancellation or indefinite postponement is not an option.
Flaws in the approach
Over the last few months, it has been hard to avoid the topic of "virtual conferences," and most organizers have likely participated in at least one Zoom or WebEx meeting by now. These experiences probably showed that such tools work very well for small group discussions or for presenting to a larger audience. So, doesn't that lay the foundation for a conference?
Of course, it is important to have a tool that can transmit content and is easy to use, but moving images alone do not make a virtual conference. Much more important is the context in which the tool is embedded, which helps create a virtual conference environment that mimics the structure of an in-person event.
This does not mean that every participant needs to create a Second Life-style avatar and navigate it through a virtual space, although the idea is heading in the right direction. When asked a few years ago on ResearchGate why they attend scientific conferences, scientists responded with terms like "exchange," "networking," or "encounters."
What counts, therefore, is not just the content being processed item by item in the program. Conferences are, above all, places where old and new acquaintances meet: the spectrum ranges from national and international representatives of a research field to the scientist with an idea for a joint project, all the way to the representative of a prestigious journal.
Genuine encounters in a virtual atmosphere
Participants in a virtual conference should therefore feel immersed and actively connect with one another instead of just watching from the sidelines. This is exactly what a Zoom session lacks, as it usually remains anonymous. Participants know nothing about the other people watching. Even if they use their real names, there is no profile providing information about interests or research focus. Despite chat functions, these conditions create a high barrier to initiating contact or starting a discussion.
To plan a virtual conference that mirrors the benefits of an in-person event, organizers should stop focusing solely on individual tools. The first step should involve asking questions like:
- What formats do you want to offer?
In addition to lectures, virtual conferences can include discussion rounds, poster sessions, small-group workshops, or more unconventional formats like scientific speed dating. - Which program items should be live?
Live streaming is ideal for formats that encourage exchange, while lectures can be provided as recordings. Pre-produced videos have the advantage of being editable and often offer better image and sound quality without spontaneous glitches. Nevertheless, it is still possible to actively involve speakers later by having them answer questions about their presentation. - How should participants contribute?
As mentioned, their role should not be limited to that of a passive audience. Always provide options for everyone to react to the content—for example, through questions or comments. Contact suggestions help participants start conversations if those suggestions are based on shared interests. - Who is allowed to participate?
Hosting a virtual conference does not mean providing all content for free, as virtual events also incur costs for the organizer. Here, the familiar conference registration is useful. Participant data is then linked to the virtual environment along with their booked offerings to ensure that individuals only see the content they have paid for. Converia therefore offers a virtual solution alongside its conference software. Both can be used independently or in tandem for virtual conferences.
What virtual conferences do better
When well-conceived, virtual conferences represent a significant step forward for the event industry. More flexible participants utilize content that loses its fleeting nature and interact purposefully rather than randomly—or, to explain in more detail:
- Teilnehmende virtueller Konferenzen verpassen nichts mehr.
Seit mehreren Jahren beschäftigen sich Veranstalter und Anbieter mit Konzepten, die Angst machen sollen. Namentlich geht es dabei um FOMO (Fear of Missing Out), die Angst, etwas Tolles zu verpassen. Ist das FOMO-Gefühl entsprechend groß, verkaufen sich die Tickets besser. Vor Ort kommt die Angst dann aber wieder, denn bei parallel stattfindenden Sessions muss man sich immer noch für eine und gegen alle anderen entscheiden. Virtuelle Konferenzen sind in Bezug auf das Programm FOMO-frei. Wer bei allen Sessions dabei sein will, kann das auch. Und wenn es pünktlich zum Stream nicht klappt, steht später die Aufzeichnung bereit. - Virtuelle Konferenzen sind flexibler.
Work-Life-Balance, Home-Office, New Work – alles Begriffe, die neu definieren, wie die digitale Gesellschaft arbeitet. Starre Zeitpläne und Ortsgebundenheit lösen sich langsam auf. Konferenzen dagegen steckten bisher eher noch in alten Mustern fest. Werden Veranstaltungen ins Virtuelle verlegt, entscheiden Teilnehmende innerhalb eines Zeitrahmens selbst, wann sie sich welchen Inhalten widmen. Das funktioniert auch über mehrere Zeitzonen hinweg sehr gut und sogar ohne Anreiseweg, was die Konferenz für ein größeres Publikum interessanter macht. - Teilnehmende ziehen einen größeren Wert aus moderierten Diskussionen.
Vor Ort gibt es oft das Problem, dass sich vieles nicht steuern lässt. Will jemand aus dem Publikum eine Frage loswerden, müssen sich alle überraschen lassen von dem, was da kommt. Das kann entweder eine sein, die einen interessanten neuen Aspekt aufwirft oder eine von der Sorte, die bei allen anderen zu Augenrollen führt und kein Ende findet. Bei virtuellen Konferenzen sind Fragen für alle sichtbar und können bewertet werden. So zeigt sich, auf welche eingegangen werden soll, und Moderierende sind in der Lage, auch viel Input gut zu überblicken. - Wertvolle neue Begegnungen werden weniger dem Zufall überlassen.
Vor Ort trägt niemand ein Schild mit Stichworten zu seiner Person um den Hals und so kann eine zufällig entstandene Unterhaltung zwar richtig gut laufen, aber irgendwann stellen beide fest, dass es interessenmäßig eigentlich keine Berührungspunkte gibt, weil die neue Bekanntschaft gerade an ganz anderen Projekten arbeitet. Jemand anderem, mit dem man viel mehr gemeinsam hat, läuft man dagegen vielleicht gar nicht über den Weg. Im virtuellen Raum passiert das nicht mehr, wenn gezielt Personen vorgeschlagen werden, die gemeinsame Interessen haben und kontaktiert werden können. So kann das eigene berufliche Netzwerk leichter um wertvolle Kontakte erweitert werden. - Virtuelle Konferenzen sind nachhaltig.
Konferenzen nach Corona werden wahrscheinlich erst mal wieder weniger virtuell sein, ganz verschwinden wird das Format deshalb aber nicht. Veranstalter werden vermutlich die neu entdeckten Möglichkeiten in die Planung integrieren, sodass beide Formate zu einem hybriden Ansatz verschmelzen, der sich gut mit dem Thema Nachhaltigkeit vereinbaren lässt, was dann wieder stärker in den Fokus rückt. Das könnte später so aussehen, dass Teilnehmende ohne weite Anreisewege vor Ort tagen und alle anderen aus der Ferne online dabei sind oder nur noch ausgewählte Veranstaltungen als Präsenztermin in traditioneller Form abgehalten werden.
Virtual conferences provide organizers with a future-proof way to continue hosting events despite external adversity and prevent cancellations. Embarking on this path requires good planning and reliable tools—just like any other conference.
Are you currently planning your conference virtually? What do you find easy? What works less well in the virtual space? We would love to hear about your experiences.
