The challenge: ConSozial is much more than just a trade fair
The ConSozial is hosted by the Bavarian State Ministry for Family, Labour and Social Affairs, while NürnbergMesse GmbH oversees the actual trade fair operations and, together with the Landes-Caritasverband Bayern e.V., manages the organization and the program.
And this is quite complex: while the planning process for a single trade fair already involves a long list of tasks, ConSozial operates at a level of difficulty that is significantly higher. In addition to the trade fair, the ConSozial Congress, the KITA Congress, and the Management Symposium also take place annually.
Given the reputation that ConSozial has built up over the years with more than 4,800 visitors, expectations before the start were correspondingly high. The congress and trade fair naturally had to live up to its reputation as the leading event in the social sector once again. However, the organizing team wanted to move away from some cumbersome processes beforehand.
The previous solution could not cover all tasks
The procedure for evaluating submitted abstracts was a particular source of dissatisfaction. There was no central location where all information regarding topics, speakers, and reviewers could be consolidated.
The significant amount of time the team had to spend on evaluating abstracts was then missing at the other end when it came to finalizing the program and creating an overview.
These were good reasons for ConSozial to move away from the internal solution used previously and test Converia instead.
A step-by-step approach
For ConSozial 2023, NürnbergMesse GmbH initially used Converia to optimize the tedious evaluation process.
Alles davor blieb erst einmal unverändert: Ab Dezember 2022 konnten Autor:innen ihre Beiträge für 2023 über ein Online-Formular einreichen. Nach dem Import der Beiträge in Converia ging die Arbeit des Organisationsteams dann erstmals in der neuen Software weiter.
Die Kongress-Organisator:innen sichteten zunächst die etwa 180 Einreichungen und ordnete jeden Beitrag einer der neun Arbeitsgruppen zu, die vorher in Converia eingerichtet wurden. Diese nahmen sich als nächstes die Beiträge ihres Themenfelds einzeln vor und bewerteten sie inhaltlich. Auch das lief komplett in Converia, wo das Team jederzeit den Überblick behielt: Wer war für welche Beiträge zuständig? Welche Bewertungen fehlten noch?
Nachdem alle Beiträge mit einer Bewertung versehen waren, folgte die finale Abstimmung zwischen dem Leiter der Programmkommission und den Leiter:innen der Arbeitsgruppen. Diese entschieden gemeinsam darüber, welche der akzeptierten Beiträge einen Platz im Programm erhalten sollte.
Hilfreich beim Zusammenstellen des Programms war außerdem, dass jede:r Referent:in selbstständig das eigene Profil in Converia mit Daten befüllen konnte. Die ConSozial legte dazu im Vorfeld fest, welche Daten sie benötigte. Die Referent:innen lieferten diese, indem sie in Converia etwa ein Foto von sich hochluden und eine Vita hinzufügten – auch das eine zeitsparende Neuerung im Ablauf.
Starthilfe von Converia
Bei solch weitreichenden Änderungen in den gewohnten Prozessen wollte das Organisationsteam natürlich sicherstellen, dass alles funktioniert. Für die Software-Premiere hat Converia deshalb auch gleich die Einrichtung des Systems übernommen. Die NürnbergMesse GmbH konnte so direkt mit der Arbeit in Converia starten, ohne sich mit der Konfiguration auseinandersetzen zu müssen.
Um dem Team die Arbeit zusätzlich zu erleichtern, beantwortete zudem der Converia-Support alle Fragen rund um die Software telefonisch und per E-Mail.
Das hat sich ausgezahlt. Zusätzlich zu einer weiteren erfolgreichen ConSozial durfte sich die NürnbergMesse GmbH über eine gelungene Beitragsverwaltung und verschlankte Abläufe freuen.
ConSozial 2024: Es wird noch nahtloser
Bei der nächsten ConSozial ist Converia wieder dabei. Weil der Auftakt so gut geklappt hat, darf die Software die Kongress-Organisator:innen künftig sogar bei einem weiteren Arbeitsschritt unterstützen: Das Converia-Team hat eine eigene Domain registriert, unter der Personen ihre Beiträge erstmals direkt mit Hilfe von Converia einreichen. Dadurch fällt das bisher verwendete Online-Formular weg. Die Aufgabenliste wird sogar noch kürzer, denn weil sich die Beiträge schon in Converia befinden, braucht es auch den Beitragsimport nicht mehr. Nach Einreichungsschluss kann das Team direkt in die Bewertungsphase gehen.
Nach der Bewertung importiert der Converia-Support die akzeptierten Beiträge als Blöcke in den Programmplan, wodurch die NürnbergMesse GmbH weitere Arbeitsstunden einspart.
Da manche der Daten aus dem Vorjahr bestehen bleiben, heißt das, dass die ConSozial 2024 in Converia nicht noch einmal komplett neu eingerichtet werden muss. Die Themenfelder werden beispielsweise beim Anlegen der Veranstaltung direkt aus dem Vorjahr übernommen. Kommen neue dazu, kann das Team sie selbstständig in Converia hinterlegen. Das zeigt: Je länger Veranstaltende mit Converia arbeiten, desto geringer wird der Aufwand.
Das Beispiel der ConSozial zeigt sehr gut, wie Converia dem Organisationsteam nach einem ersten erfolgreich verlaufenen Test bei weiteren Aufgaben unter die Arme greifen kann. Das Vorgehen war genau richtig, denn es bot dem Team die Möglichkeit, die Software kennenzulernen, ohne sofort alle Prozesse umzustellen.
