Slack
Mailen Sie noch oder slacken Sie schon? Denn statt einerRundmail, um alle Konferenzmitarbeiter über etwas zu informieren, könnte manauch eine Nachricht im richtigen Slack-Channel platzieren. Die Vorteile desInstant-Messaging-Dienstes? Auch wenn ein Mitarbeiter später dem Channelbeitreten sollte, zum Beispiel weil er erst seit Kurzem dabei ist, sieht eralle Nachrichten, die davor geschrieben wurden und ist direkt auf dem neuestenStand. Außerdem können Nebenunterhaltungen und Rückfragen, die aus einerNachricht entstehen, in einem Thread geklärt werden. Dort werden dannstandardmäßig nur die Personen über neue Nachrichten informiert, die sich amThread beteiligen. Alle anderen können zwar mitlesen, müssen den Thread abererst ausklappen.
In unserem Unternehmen haben wir unterschiedliche Channels,zum Beispiel für das Projektmanagement und die Entwicklung. Jeder ist in denChannels, die er braucht, und Informationen für alle werden im general-Channelverkündet. Das spart tägliche Mails an alle Mitarbeiter. Zusätzlich zu denChannels kann man auch mit Personen direkt schreiben, wie man das von E-Mailskennt. Analog zu Anhängen kann man auch in Slack Dateien direkt an eine Personoder einen Channel schicken.
Bei einer Konferenz hat man vor Ort oft wenig Zeit, umwichtige Informationen im Team zu klären. Im Vergleich zu Telefonaten undEmails erweist sich Slack als praktisch: alle im Team bleiben bei wichtigenVeränderungen und Abweichungen vom Plan auf dem neuesten Stand, und Rückfragen,zum Beispiel zur Anmeldung oder Check-in, kann jeder sehen und beantworten.
Slack ist eine Software, die auf dem Desktop oder als Appauf dem Handy installiert werden kann. Die Grundversion ist kostenlos, ab6,25€/Monat kann man dem Kommunikationstool aber ein Upgrade verpassen underhält Zugriff auf das gesamte Nachrichtenarchiv.
Asana
Asana bezeichnet für uns nicht nur eine Yogaposition,sondern auch ein vielseitiges Werkzeug für die Aufgabenverteilung imUnternehmen. Anstatt händisch unsere To-Do-Listen aktuell zu halten und unslangwierig abzustimmen, wer welche Aufgaben erhält, nutzen wir das Online-Toolfür unsere Aufgabenlisten.
Jede Aufgabe ist dabei einer Person zugewiesen, die sie dannauf ihrer eigenen To-Do-Liste stehen hat, und hat ein Datum, bis zu dem sieerledigt werden sollte. Sie hat einen Titel und eine Beschreibung. Außerdemkönnen Aufgaben Projekten zugewiesen sein. Für jede Konferenz, die wirbetreuen, haben wir ein Projekt, unter dem wir die anfallenden Aufgaben dafürgruppieren. Auf Gruppen können mehrere Mitarbeiter Zugriff haben, oder sie sindprivat und nur wer eingeladen ist, darf die Aufgaben sehen. Nochübersichtlicher werden diese großen Aufgabenlisten, wenn sie nachThemengebieten geordnet sind.
Die Gruppen sind noch für eine weitere Funktion praktisch:Bei vielen von uns betreuten Konferenzen fallen immer wieder die gleichenAufgaben an. Deswegen haben wir eine Kopiervorlage mit Aufgabenlisten, die wirimmer wieder duplizieren und nutzen können. Dieses Feature dürfte vor allemVeranstalter wiederkehrender Konferenzen freuen.
Praktisch sind ebenfalls Unteraufgaben, die entweder alsganze Aufgaben fungieren können, oder als Checkliste, ob bei einer Aufgabe analles gedacht wurde. Sind alle Häkchen gesetzt, färben sie sich grün, und auchder Task selbst kann abgehakt werden. Dann erscheint er nicht mehr auf derTo-Do-Liste und man kann sich der nächsten Aufgabe widmen.
Das Abstimmen, wer für welchen Teil des Projektes zuständigist, ist ebenfalls einfach. Jeder kann sich und anderen Aufgaben zuweisen, diedann auf der jeweiligen To-Do-Liste landen. Wenn ein Mitglied desProjektmanagements zum Beispiel eine Wording-Anpassung oder Farbänderungaufgetragen bekommt, erstellt derjenige einfach eine Aufgabe und weist sie dementsprechenden Mitarbeiter zu, der sie dann sieht und erledigen kann. Sokonnten wir die internen E-Mails auf ein Minimum reduzieren.
Auch lange in Zukunft liegende Aufgaben haben eine Deadline,und wenn diese näher rückt, erscheint sie zwischen den anderen täglichenAufgaben und wird so nicht vergessen. Auch Dateien können an Aufgaben angehängtwerden und unter ihnen kann kommentiert werden. So können Mitarbeiter, die sichdiese Aufgabe gegenseitig zuschieben, sich dazugehörige Informationen einfachund übersichtlich zukommen lassen. Anders als per Slack oder E-Mail weiß derMitarbeiter dann auch gleich, um welches Projekt und welche Aufgabe es überhauptgeht, und was noch zu erledigen ist.Bis zu 15 Mitarbeiter können kostenlos in Asana einTeam bilden, danach geht es ab 9,99€/Monat los. Das Tool ist im Browserverfügbar.
Trello
Was Asana für unser Projektmanagement ist, ist Trello fürdas Marketing. Auch damit können Sie die Aufgaben im Team abstimmen. StattProjekten gibt es hier Boards mit Listen, die Karten enthalten – ein andererAnsatz für das gleiche Problem.
Zum Beispiel könnten Sie ein Board für Ihren Konferenz-Bloghaben. In der ersten Liste würden Ideen gesammelt, je eine Idee auf eine Karte.Wurde die Idee in der großen Runde diskutiert, wird sie in die nächste Listegeschoben, zum Beispiel um zu einem ausformulierten Blogpost zu werden. Ist dasgeschafft, kommen die zu veröffentlichenden Posts auf die vorletzte Liste undwenn das alles erledigt ist, auf die Liste „Fertig“. Anders als bei Asana sinddie fertigen Aufgaben also noch auf dem Board zu sehen.
Karten haben, wie Aufgaben in Asana, einen Titel und eineBeschreibung. An sie können genauso Dateien angehängt und kommentiert werden.Auch mit Trello können Veranstalter von Konferenzen also im Team Aufgabenabstimmen. Das Werkzeug ist kostenlos im Browser oder als App erhältlich.
Toggl
Was hat uns bei der letzten Konferenzplanung eigentlich wieviel Zeit gekostet? Das haben sich sicher schon einige Veranstalter gefragt,wenn sie mit der Planung ihrer zweiten Konferenz starten wollten. Wenn man beimersten Mal bereits die Zeit erfasst, hat man beim zweiten Mal die Antworten.Ganz einfach geht Zeiterfassung mit Toggl: auf den Button geklickt und die Uhrläuft.
Dem Zeitraum können Aufgaben zugeordnet werden. Bei unssieht das so aus, dass z.B. eine Projektmanagerin mit einem Kunden telefoniertund für diese Zeit die Aufgabe „Projektmanagement“ oder „Support“ für dasjeweilige Projekt einträgt. Später haben wir den Überblick, wie viel Zeit wirfür jede Konferenz aufgewendet haben. Das können Konferenzplaner nutzen, umihre Effektivität zu steigern: Wenn zum Beispiel eine eher kleine Sache bei derPlanung große Mengen Zeit der Mitarbeiter kostet, sollte man sich beim nächstenMal Gedanken machen, ob es das wieder wert ist.
Toggl ist kostenlos und kann für 9$/Monat ein Upgradeerfahren. Es ist im Browser, als Software und als App erhältlich.
Zammad
Besonders nützlich für PCOs: Zammad, eine Alternative zumE-Mail-Kontakt mit Kunden. Beim Beantworten von Kundenfragen und der Hilfe beiHerausforderungen häufen sich schnell die Mails, vor allem wenn man mehrereVeranstaltungen koordinieren muss. Die Fragen der Kunden sind mit Zammad aneinem Ort gesammelt und organisiert. Während man sich bei E-Mails abstimmenmuss, wer welche Support-Anfragen übernimmt, können Zammads Tickets einfachPersonen zugewiesen werden. Auch das Auffinden bestimmter Tickets wird durchdie Ticket-Nummer einfacher, die man einem anderen Mitarbeiter nur mitteilenmuss, damit dieser es sofort findet. So werden Reaktionszeiten und Kommunikationswegekürzer.
Wann immer ein Kunde uns über Zammad schreibt, wird dasTicket auf „offen“ gesetzt. Wenn der Mitarbeiter es dann beantwortet, hat ermehrere Möglichkeiten. Er kann das Ticket schließen, falls es keine offenenFragen mehr gibt (durch eine Antwort kann der Kunde es allerdings wiederöffnen). Der Mitarbeiter kann es zu einem angegebenen Zeitpunkt schließen oder aneinem bestimmten Datum eine Erinnerung setzen. Dann kann er einfachnachschauen, ob auf das Ticket schon geantwortet wurde. Natürlich wird man beineuen Antworten auch benachrichtigt.
Ein erwähnenswertes Feature sind auch die Kommentare, dieMitarbeiter unter Tickets schreiben können, und die für Kunden unsichtbar sind.Wenn ein anderer Mitarbeiter als der, der mit dem Kunden über Zammadkommuniziert, zum Beispiel eine gewünschte Anpassung vorgenommen hat, kann erdas einfach in einen Kommentar darunter schreiben und der antwortendeMitarbeiter hat die Information direkt zur Hand.
Zammad gibt es als Open Source Software für einigeBetriebssysteme und für Windows und Mac ab 5€/Monat.
Converia
Converia ist das Schweizer Taschenmesser der Konferenzsoftwares: Ob es um Teilnehmeranmeldung, Zahlungsabwicklung oder Beitragseinreichung und -bewertung geht, Converia vereint alles in einer einzigen Lösung.
Brauchen Sie es übersichtlich? Bei Converia sehen Sie alle Ihre Konferenzdaten auf einen Blick. Wie viele Teilnehmer haben bereits bezahlt? Wie viele Studentennachweise sind noch zu prüfen? Wie viele Beiträge müssen noch von Ihren Gutachtern bewertet werden? Alle Zahlen und Fakten sind übersichtlich auf dem Dashboard zusammengefasst.
Stellen Sie sich vor, eine Excel-Liste mit über 1.000 Teilnehmern aktuell halten zu müssen. Ein Albtraum?
Mit Converia können Sie wieder ruhig schlafen, denn das System erledigt das Meiste für Sie. Die Personendaten werden bei der Anmeldung mit aufgenommen, und Sie können sich alle Buchungen und Rechnungen jederzeit ansehen und natürlich auch in gängige Formate exportieren – praktisch für die Buchhaltung.
Für alle Phasen der Organisation und Planung einer Konferenzbietet Converia Module. Sei es der flexible Angebotswizard, in dem auchkomplizierte Angebotsstrukturen kinderleicht abgebildet werden können, oder dieBeitragseinreichung und -bewertung, bei dem unter anderem dasEinreichungsformat und die Bewertungskriterien individuell anpassbar sind.
Wir selbst benutzen Converia natürlich auch täglich beimBetreuen von Konferenzveranstaltern, indem wir die Software für unsere Kundenkonfigurieren und einrichten.
Converia kann direkt aus dem Browser heraus genutzt werden und ist vielleicht auch für Ihre Konferenz geeignet.
